Die Rettungsorganisationen berechnen aufgrund mehrerer Faktoren das Risiko einer Veranstaltung und bestimmen dann den Einsatz an Einsatzkräften, Ärztinnen und Ärzten/Notärztinnen und Notärzten und des dafür benötigten Equipments unter Berücksichtigung notwendiger anderer Kräfte.
Faktoren sind z. B. die Art und Dauer der Veranstaltung (Musikfestival, Ballveranstaltung, Motorsport, Konzert, Reitsportveranstaltung …), die Zahl der erwarteten Besucher:innen (dort verbleibend oder „Laufkundschaft“), besondere Gefahren und Bewertungen wie z. B. gewaltgeneigte Besucher:innen, Wetterlage, VIPs anwesend, der Austragungsort, Zu- und Abfahrten für den Rettungsdienst, Lage des Veranstaltungsortes (Messehalle, Stadion oder vielleicht sogar alpine Lage?) usw.
Jedes dieser Kriterien hat eine Bewertungszahl, und die wiederum werden addiert. Das Ergebnis ergibt eine Handlungsempfehlung, die natürlich adaptiert werden kann.
Am Beispiel des Konzertes „Böhse Onkelz“ mit 40.000 Gästen + 1.200 Dienstleisterinnen und Dienstleistern in Wels auf der Trabrennbahn waren vom Roten Kreuz 9 Führungskräfte, 116 Sanitäterinnen und Sanitäter vor Ort, 14 zusätzlich besetzte Rettungsfahrzeuge und 4 Notärztinnen und Notärzte eingeteilt. Hier wurde gemeinsam mit dem Veranstalter und der Polizei ein eigenes Sicherheitskonzept erstellt.
Je nach Art der Veranstaltung(en) werden die erhobenen Eventualitäten berücksichtigt, um möglicherweise auftretende Schwierigkeiten = Einsätze vor Ort abzufedern, um nicht den Regelrettungsdienst zusätzlich zu belasten. Der muss aber wiederum so stark im Hintergrund sein, um bei einem Eintreten einer gefährlichen Situation auch dorthin Kapazitäten freigeben zu können. Die Veranstaltungen haben bei Bedarf mehrere Stunden Vorlauf und dauern bis zum vollständigen Ablauf des Publikums an.
Je größer und risikoreicher eine Veranstaltung ist, umso wahrscheinlicher kommen Ärzt:innen zum Einsatz, vielleicht eine oder einer, fünf oder sogar mehr. Deren Arbeit erstreckt sich von der Einzelbehandlung diverser „Kleinigkeiten“ bis hin zur Vorbereitung einer Sanitätshilfsstelle (SanHiSt) mit Triage und Behandlungsstellen, möglicherweise auch zur zusätzlichen Besetzung von Notarztrettungsmitteln am Standort.
Als günstigste Voraussetzung ist natürlich die Ausbildung und Tätigkeit als Notarzt oder Notärztin vergleichbar anzusehen, da es in diesem Falle ja um tatsächliche Notfälle und deren Bewältigung geht. Das Spektrum in solchen Fällen ist sozusagen querbeet. Von Kollaps, Blutdruckentgleisungen, hypertensiver Krise, Alkoholabusus, ungeplanten Geburten, Reanimationen bis hin zum Sturz aus großer Höhe ist je nach Klientel der Besucher:innen alles möglich.
Die Ärzteschaft ist zumeist bei den Mitarbeiter:innen des Rettungsdienstes in einem definierten und vorbereiteten Ambulanzbereich untergebracht. Das bedeutet jedoch nicht, dass alle Betroffenen in diesen Bereich gebracht werden, sondern bei Gefahr im Verzug Teams mit oder ohne Notärztinnen und Notärzten zu den Betroffenenkommen. Dort wird entschieden, ob eine direkte Verbringung ins Krankenhaus unter Einbindung des Regelrettungsdienstes oder mit eigenen Mitteln erfolgt.
Werden Ärztinnen und Ärzte integriert, so brauchen sie sich eigentlich um nichts zu kümmern, einzig die „persönliche Schutzausrüstung“ muss angezogen sein. Sämtliche notwendigen Geräte, Medikamente, Ausrüstungsteile werden je nach Notwendigkeit beigestellt. Das Personal samt Führungskraft(-kräften) ist aufgrund der bereits angesprochenen Berechnungen beigestellt.