Über die Zukunft von Veranstaltungen

Eva Pernek: Wir haben seit Ende März 160 Webinare und Kongresse betreut und lernen immer noch dazu. Wir sehen, dass die Planung immer kurzfristiger wird und wir noch rascher reagieren müssen. Es gilt auf jeden Fall zu unterscheiden, ob es sich um zweistündige Webinare handelt oder um virtuelle Kongresse über einige Tage. Die Technik dahinter ist ebenso wenig vergleichbar wie der Aufwand und die Konzeption. Wenn Funktionalitäten wie Chatrooms oder Breakout Sessions erforderlich sind, so braucht das mehr technische Ausstattung und damit auch mehr Budget. Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass man Kongresse auch in kleine Einheiten teilen kann, dann bleibt auch die Aufmerksamkeit erhalten. Niemand hängt sich zwei Tage durchgehend ins Netz, um sich Vorträge anzuhören.

Unsere Kongresse und Fortbildungsformate waren schon seit einigen Jahren auch digital, doch bisher hatten wir bei Live-Streamings selten mehr als 35% Teilnehmer im Stream. Die digitale Nutzung war längst nicht State of the Art und wir waren nicht sicher, ob die Zielgruppe den Switch in die digitale Welt so gut annimmt.
Durch rasches Handeln und intensive Kommunikation ist es gelungen, die Teilnehmer zu motivieren, Ankündigungen und Fortbildungsprogramme wurden sehr breit und mit hoher Frequenz gestreut. Bei den Einladungen und den Bestätigungsschreiben wurde jeweils detailliert erklärt, wie der Zugang funktioniert und welche technischen Voraussetzungen es braucht.

Die Vortragenden werden nach wie vor intensiv begleitet. Nicht alle kommen in ein Studio, manche schalten sich remote dazu und benötigen dann Anleitung. Wir ­haben auch gemeinsam konkrete Tipps erarbeitet, etwa wie Slides präsentiert werden müssen, welche Beleuchtung eine gute Atmosphäre schafft, wie man am besten sitzt oder steht und einfach gut rüberkommt. Das schafft Sicherheit und motiviert!

Klassische Leistungen sind die Logo-Präsenz auf Einladungen, der Webseite oder einem Holding Slide. Darüber hinaus haben wir zum Beispiel eine „digitale Kongresstaschenbeilage“ konzipiert, bei der unter anderem der digitale Versand von Informationen an die Teilnehmer am Tag vor dem Webinar erfolgt.

Bei der Anmeldung muss klar kommuniziert werden, dass bei DFP-Fortbildungen die Daten an die Akademie der Ärzte weitergeben werden, sonst können keine DFP-Punkte gebucht werden. Login- und Logout-Protokolle werden bei der Punktevergabe hinzugezogen, das ist nicht anders als beim Eingang in einen Vortragsraum. Zusätzlich muss online explizit die Zustimmung eingeholt werden, ob die Teilnehmerdaten auch an Sponsoren weitergegeben werden dürfen. Wenn man aber bestimmte Gegenleistungen anbietet, wie die Slides oder eine Nachlese, stimmen die meisten auch zu.

Ehrlich gesagt, auch in einem Seminarraum weiß man nie genau, wer zuhört oder gerade E-Mails bearbeitet. Bei DFP-approbierten Fortbildungen müssen Live-Fragemöglichkeiten eingebaut werden. Damit die Aufmerksamkeit hoch bleibt, müssen wir uns ständig in Richtung zusätzlicher Interaktion entwickeln und flexibel bleiben.

Ein Zurück wird es nicht geben. Hybrid-Events werden die Vorteile beider Kommunikationskanäle verbinden.